Dado que toda organización está formada por personas, adquirir sus servicios, desarrollar sus habilidades, motivarlas para que alcancen niveles más altos de rendimiento y garantizar que sigan manteniendo su compromiso con la organización son esenciales para lograr sus objetivos.
En este post te explicamos en qué consiste la gestión de Recursos Humanos y cuáles son sus funciones para alcanzar una cultura de empresa óptima.
La gestión de Recursos Humanos es un proceso que consiste en hacer un uso eficiente y eficaz para alcanzar los objetivos fijados. Abarca, por tanto, múltiples funciones como son la planificación, organización, dirección y control de la integración de la compensación, la adquisición, el mantenimiento y desarrollo de los empleados con el fin de lograr unos objetivos individuales, organizativos y sociales que beneficien a la organización en su conjunto.
¿Qué es la gestión de Recursos Humanos?
Puede definirse como un proceso de obtención, desarrollo y mantenimiento de Recursos Humanos competentes en la organización para que sus objetivos se alcancen de manera eficaz y eficiente.
La gestión de los Recursos Humanos se encarga de varias funciones interrelacionadas comunes a todas las organizaciones. Así pues, se ocupa de las cuestiones relacionadas con las personas que incluyen un conjunto de prácticas como son como la remuneración, la contratación, el rendimiento, la gestión, el desarrollo de la organización, la seguridad, el bienestar, las prestaciones, la comunicación para la motivación de los empleados, la administración y la formación, que requiere de un enfoque estratégico y global de la cultura empresarial y el entorno de trabajo.
La cultura del trabajo desempeña un papel importante en la definición de la gestión de Recursos Humanos y el rendimiento de la empresa. Fomentarla a través de actividades automatizadas, como la aprobación de las vacaciones, el reconocimiento de las solicitudes de reembolso… fomenta el desarrollo de unas relaciones sanas y transparentes entre los miembros del equipo.
¿Cuáles son sus objetivos?
La meta principal consiste en garantizar la disponibilidad de las personas idóneas para los puestos de trabajo adecuados, de modo que los objetivos de la organización se alcancen con eficacia. No obstante, esto se puede desglosar en varios subobjetivos:
- Ayudar a la organización a alcanzar sus metas de forma eficaz y eficiente, proporcionando empleados competentes y motivados.
- Utilizar eficazmente los recursos humanos disponibles.
- Aumentar al máximo la satisfacción laboral y la autorrealización de los empleados.
- Desarrollar y fomentar la calidad de vida laboral.
- Implementar políticas y comportamientos éticos.
- Establecer y mantener relaciones satisfactorias entre los empleados y la dirección.
- Conciliar los objetivos individuales y grupales con los objetivos de la organización.
- Realizar las gestiones administrativas y normativas pertinentes de cara a cumplir con estas finalidades.
¿Cuál es el papel de RR. HH. en una empresa?
El RR. HH. tiene diversas funciones que influyen en toda la empresa y podemos dividirlas en tres grupos:
- Funciones gerenciales:que incluyen la planificación de las necesidades de la empresa para que pueda contar con el capital humano necesario, la formación de la estructura organizacional, la orientación de los empleados hacia mejores resultados, así como su evaluación y control.
- Funciones operativas:entre ellas, podemos citar el reclutamiento y selección, la descripción de los cargos y sus requisitos, la gestión del desempeño, capacitaciones y beneficios, así como la gestión de la información de los colaboradores.
- Funciones de asesoramiento:el RR. HH. también se encarga de asesorar a la alta dirección y a los jefes de los departamentos, sobre las nuevas contrataciones, el desempeño de los colaboradores, etc.
5 beneficios de la gestión de recursos
Si no estás del todo convencido de que la gestión de recursos sea esencial para el éxito de tu equipo, analicémosla con más detalle. Observa estas ventajas que no querrás perderte:
1. Observa el panorama completo: Cuando sabes lo que está haciendo tu equipo, puedes asignar mejor los recursos para los proyectos nuevos que surjan. Mantener un plan de gestión de recursos a partir de una fuente única de referencias te ofrece una visión desde adentro. Puedes realizar cambios en tu plan de gestión de recursos para prevenir la sobrecarga de trabajo y maximizar la eficiencia del equipo. La visión global de alto nivel te ayuda a unir los puntos de los recursos con las tareas específicas y, a la vez, con el cronograma del proyecto, para así poder decidir si el volumen de trabajo de una persona es mucho o poco. Esta es tu oportunidad para detectar posibles problemas desde un principio.
2. Distribuye el trabajo como corresponde: Probablemente, conozcas las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo. A medida que asignas los recursos, es importante tener en cuenta quién tendrá más éxito con cada tarea o actividad. Habla con tu equipo con regularidad y permíteles formar parte del proceso de toma de decisiones. Se sentirán empoderados desde el comienzo. Controla quién tiene demasiado trabajo en otros proyectos y quién tiene disponibilidad extra para asegurarte de emplear su tiempo de manera efectiva.
3. Mantén al equipo informado: Para no dejar lugar a dudas, asegúrate de ser transparente con tu equipo. Es importante porque cuando todos saben quién hace qué y para cuándo, la confusión disminuye y los miembros del equipo tienen más claridad en cuanto a sus responsabilidades. Además, pueden ver cómo su parte del proyecto encaja con la visión global del equipo o la empresa. Y cuando un equipo trabaja bien en conjunto, los proyectos automáticamente marchan mejor. Además, trabajar así es más divertido.
4. Establece objetivos realistas: No tiene sentido establecer objetivos que sabes que no se podrán alcanzar. Por el contrario, la gestión de recursos te da la posibilidad de definir lo que puedes llevar a cabo de manera realista y cuándo lo harás. Tener todo especificado, incluidos todos los recursos necesarios, te ayuda a detectar las dependencias y a hacer los ajustes, de ser necesario. A veces, esto implica nivelar los recursos de tu equipo: cambiar las fechas de entrega y las prioridades por otras más razonables. A pesar de que sabemos que nadie tiene la intención de incumplir las fechas de entrega, equilibrar los recursos de forma proactiva puede ser útil para evitar que en tu equipo alguien se olvide por completo de algún plazo.
5. Mejora las próximas planificaciones: Si sigues de cerca el trabajo de cada uno de los empleados que dependen de ti y asignas los recursos disponibles en función de esa información, notarás que lo harás cada vez mejor con el paso del tiempo. A medida que te familiarizas con el proceso de gestión de recursos, adquieres una mayor habilidad para estimar y pronosticar el volumen de trabajo a futuro. También puede ser útil para justificar por qué necesitas más presupuesto o personas si recibes un proyecto similar. Además, te permite tomar decisiones informadas a la hora de planificar la cantidad de empleados que necesitas.
5 pasos para crear un plan de gestión de recursos
1. Define los objetivos del proyecto: Para asignar mejor los recursos de tu equipo, debes saber cuáles son los objetivos del proyecto. Por ejemplo, ¿es un simple blog o artículo, o una campaña más comprometida? ¿Qué métricas se usarán para medir el éxito de tu proyecto?
2. Unifica conceptos sobre el alcance del proyecto: ¿Qué es el alcance del proyecto? De ser posible, reúnete con los involucrados del proyecto para unificar conceptos acerca de cuánto tiempo y recursos habrá que dedicar a esta iniciativa. Te aportará una idea más clara de cuál será el plan del proyecto y te ayudará a decidir qué recursos son los más adecuados para el trabajo. En esta instancia del proceso, puede ser de gran ayuda que pongas en práctica la fluidez de los recursos (o smoothing), nos referimos a que te asegures de que no te falten recursos dentro del alcance y cronograma del proyecto.
3. Identifica los tipos de recursos que necesitas: Tal como lo mencionamos antes, un recurso en el plan de gestión de recursos puede incluir equipamiento para el equipo, software, el presupuesto o el volumen de trabajo de los empleados. La identificación de los tipos de recursos que necesitas es una parte fundamental de la creación del plan para gestión de recursos, ya que te permite determinar los recursos con que ya cuentas.
4. Identifica los recursos disponibles: Este punto es fundamental para la gestión de recursos. Lo ideal es que si tu equipo gestiona proyectos con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, podrás entender perfectamente qué tiene cada uno por hacer y, además, identificar quién debería formar parte del personal involucrado en este proyecto. Dependiendo del alcance del proyecto, es probable que debas equilibrar los recursos y cambiar la prioridad de otros trabajos para evitar cargar a tu equipo con demasiado trabajo.
5. Controla el progreso del proyecto: Para ser un excelente gerente de recursos, comunícate con frecuencia con los miembros de tu equipo durante el ciclo de vida del proyecto. Pregunta cómo están. ¿Sienten que tienen demasiado trabajo o, por el contrario, el proyecto tiene demasiado personal asignado? Aclárales que cuentan con tu apoyo y, lo que es más importante, que entiendes el trabajo que tienen que hacer. Es una excelente manera de mostrar continuamente el respaldo que brindas a tu equipo.
Conclusiones:
La gestión de recursos debería ser siempre parte de tu plan general de gestión de proyectos. Aunque puede ser un poco abrumador al principio, asignar los recursos adecuados en el momento preciso facilita mucho más el trabajo a medida que avanzas. Ve paso a paso y ofrece herramentas para visualizar su evolucion y reencausar en caso de que sea necesario.
