Generando así una dinámica comunicación asíncrona que conduce a un trabajo más centrado y tranquilo, ya que su principio diferencial radica en la autogestión del tiempo de trabajo, dejando a un lado la necesidad de estar disponible, o la demanda de disponibilidad de otros miembros del equipo, de forma inmediata.
¿En qué consiste el trabajo Asíncrono?
Trabajar de forma asíncrona se entiende como la manera de trabajar en equipo de modo diferido en el tiempo, es decir, en distintos momentos del día. Y su principal diferencia con los modelos de trabajo tradicionales radica en que no se espera que todo el mundo esté disponible y trabaje en las mismas franjas horarias.
En pocas palabras, asincrónico significa que dentro de una secuencia predefinida las cosas no suceden al mismo tiempo para todos. Por tanto, los principios asincrónicos permiten a las personas elegir cuándo, dónde y en qué trabajar, y durante cuánto tiempo hacerlo.
El objetivo de esta novedosa modalidad de trabajo es romper con la tiranía del modelo tradicional sincrónico, en el que no siempre se priorizan tareas y es complicado diferenciar lo importante de lo urgente. De este modo, empresas y trabajadores disponen de su tiempo de la forma que mejor funcione para cada uno de ellos, favoreciendo la flexibilidad, la conciliación y la calidad de vida. No importa tanto el cuándo o el dónde se realice, sino que el trabajo se haga de forma eficiente.
Las ventajas del trabajo asincrónico frente al sincrónico
El trabajo sincrónico se lleva a cabo al mismo tiempo.
El trabajo asincrónico no se lleva a cabo al mismo tiempo.
En el trabajo sincrónico, donde todo tu equipo trabaja al mismo tiempo, se presume que somos como máquinas, que se mueven al mismo tiempo cada día y entregan resultados repetibles con niveles constantes de energía.
En una línea de ensamblaje, el trabajo sincrónico tiene sentido: cada persona es responsable de una tarea repetitiva. Eso hace que su producción sea constante y predecible, y todos los integrantes del equipo deben estar allí físicamente para ensamblar las piezas.
Pero, en el caso de los trabajadores especializados de hoy, el trabajo sincrónico puede resultar innecesario e ineficiente. Aunque se puede decir mucho sobre los beneficios de la rutina, la rutina ideal de cada miembro del equipo es distinta.
En el trabajo asincrónico, donde todos en tu equipo trabajan cuando lo eligen, se reconoce que las distintas personas tienen necesidades diferentes, lo que verdaderamente brinda flexibilidad y libertad.
¿Qué tipos de herramientas existen para trabajar de manera Asíncrona?
En concreto debemos dominar tres tipos de herramientas.
- Herramientas de colaboración.Las más importantes son teams y slacks. Por medio de estas herramientas podemos crear equipos de trabajo en los cuales compartir documentos y generar conversaciones. Utilizar este tipo de herramientas nos permitirá reservar el correo electrónico para comunicaciones que realizamos con el exterior de las empresa.
- Ofimática en la nube. Las soluciones más utilizadas son Office 365 y la G-Suite. Gracias a la ofimática en la nube podremos trabajar varias personas en un documento en tiempo real, evitando tener que trabajar en diferentes versiones de documentos. Nos permite también enviar enlaces a los ficheros y no adjuntos al correo, lo que reducirá nuestro tiempo de gestión del correo electrónico y nos permitirá ser más ordenados.
- Grabación de videos en línea. Como Stream de Microsoft, que permite grabar videos en la nube y compartirlos por medio de Teams. Estos videos pueden ser visualizados a doble velocidad, para ganar tiempo en su visionado.
Ventajas del trabajo asíncrono
1. Cada uno gestiona su tiempo
El trabajo sincrónico requiere una planificación y programación avanzadas. Garantizar que todos los miembros de un equipo puedan asistir a una reunión a una hora determinada no siempre es fácil. Especialmente cuando hay personas que trabajan en diferentes zonas horarias, lugares y dispositivos. Con la comunicación asíncrona, no es necesario asegurarse de que los horarios de todos estén alineados.
2. Aumenta la productividad
Supongamos que no eres una persona madrugadora y un compañero de trabajo te propone una idea antes de que te hayas tomado el café. Si no te sientes bien, no podrás proporcionar los comentarios valiosos. Por otro lado, si esa misma compañera de trabajo te enviara una grabación de la pantalla en la que te explica el nuevo concepto y tuvieras tiempo de verla más tarde, podrías recopilar comentarios y preguntas más reflexivos. El trabajo asíncrono permite a las personas realizar tareas específicas cuando se sienten más productivas.
3. Agiliza el mantenimiento de registros y la organización
El trabajo asíncrono facilita el seguimiento de notas y proyectos. El trabajador puede grabar y compartir vídeos para facilitar la consulta en el futuro. Para ello se pueden utilizar plataformas de chat y de intercambio de archivos que te permitan guardar tu historial. Así, siempre que sea necesario, se podrá buscar una conversación por palabra clave o anclar un archivo que se utilice con frecuencia. Lo que facilita encontrar lo que se necesite rápidamente.
4. Ayuda a crear una relación en los equipos híbridos
Los días que no se esté en la oficina se pueden utilizar canales de comunicación asíncronos, para terminar tareas pendientes.
El trabajo asíncrono ofrece a los trabajadores flexibilidad para decidir a qué horas se es más productivo. De esta forma, el tiempo que los trabajadores pasan en compañía de sus compañeros de oficina es de mucha más calidad.
Los primeros pasos hacia el trabajo asíncrono
Para comenzar a implantar un trabajo asíncrono en tu empresa, debes asegurarte de que la confianza y la transparencia hacen parte de los valores principales que construyen la cultura organizacional de la misma.
Ahora bien, para dar los primeros pasos hacía este modo de trabajo asíncrono, te aconsejamos comenzar con las siguientes acciones.
Deja de medir el trabajo por “quién está en línea” y comenzar a medir el tiempo productivo
Las empresas, acostumbradas al presencialismo, valoran a los trabajadores en función del tiempo de contacto o actividad. Esto hace que los empleados se preocupen por evidenciar su disponibilidad en las herramientas de comunicación de la empresa, como lo es Slack.
Juzgar a los miembros del equipo por su capacidad de respuesta y visibilidad, alimenta una adicción al trabajo performativo, que dificulta que todos hagan un trabajo de calidad. Esto suele suceder cuando las prioridades no están establecidas o no están claras.
Para evitar esta monitorización nociva, las empresas pueden apoyar su gestión en soluciones dedicadas a la medición del desempeño, de esta manera, obtener indicadores de productividad y eficiencia de forma completamente objetiva y en tiempo real.
Una herramienta muy útil, tanto para responsables y directivos; quienes podrán tener el conocimiento del rendimiento de sus equipos, como para cada empleado; quien logrará entender sus niveles y tiempos de mayor productividad gracias a los datos recogidos basados en su actividad y no en su horario o disponibilidad. De esta manera, el control enfocado en el presencialismo desaparece, permitiendo un desarrollo laboral asíncrono que promueve un alto rendimiento, la autoevaluación de desempeño y la autonomía laboral.
Cambiar las reuniones o videoconferencias por “hilos”
Es importante que los equipos se mantengan conectados. Pero muchos profesionales están nadando en reuniones que consumen las horas productivas de su jornada laboral.
El teletrabajo ha potenciado esta necesidad de conexión y hemos comenzado a crear videoconferencias por detalles o actividades, que en ocasiones se pueden resolver a través de comentarios en un documento compartido, hilos de Slack o correos electrónicos estructurados, de esta manera aprovechar mejor el tiempo de trabajo.
El objetivo es liberar espacio valioso del calendario laboral convirtiendo las reuniones en tiempo real, en hilos asincrónicos, a los que se pueden acceder y consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, dejar por escrito la planificación de una actividad o proyecto, brinda claridad para su desarrollo y agiliza la consecución de objetivos.
Es importante resaltar que al pasar de videoconferencias a hilos de conversación escrita y asíncrona, los miembros del equipo deben anticiparse a posibles preguntas compartiendo todo el contexto, los enlaces relevantes, detalles, documentos, entre otros elementos clave para la comprensión de lo expuesto. Estableciendo también acciones claras y fechas límite; de realización y entrega. Esto facilita además la organización y gestión del tiempo productivo, tanto a nivel individual como grupal.
No quiere decir que se deberían desechar del todo las reuniones, pero sí que son más oportunas en determinados escenarios; cuando se necesita hablar temas delicados, problemas que requerirán muchas preguntas de seguimiento, un nuevo cronograma de proyecto y reuniones tipos “one to one” entre un gerente y un colaborador.
Crear un día libre de reuniones
Si comienzas a recortar las reuniones en tu empresa, podrías también designar al menos un día a la semana que esté completamente libre de reuniones, como los famosos, y muy beneficiosos; "Focus Fridays". De acuerdo con Becoming Superhuman Lab de UC Berkeley, las personas son un 43 % más productivas cuando podían crear un bloque diario de tiempo ininterrumpido.
Esta práctica popular ha sido adoptada por varias empresas, incluidas Facebook, Shopify y Asana, para brindar a los equipos el espacio para concentrarse y enfocarse ininterrumpidamente en el desarrollo de sus proyectos y actividades.
Establecer límites de desconexión
Cuando las organizaciones no han establecido límites sobre cuándo o cuánto se espera que las personas trabajen, los miembros del equipo a menudo sienten que necesitan permanecer conectados, incluso cuando ya han cumplido con su jornada laboral.
Esto puede conducir fácilmente al agotamiento, a la sensación de no poder desconectarse nunca, así como a la ansiedad. De hecho, un estudio de Virginia Tech descubrió que la necesidad de revisar los correos electrónicos o comunicaciones de tipo laboral, fuera del horario de trabajo perjudica el bienestar del profesional.
Es por eso muy importante proporcionar pautas que indiquen que no se espera que los miembros de su equipo estén en línea fuera del horario laboral, durante las vacaciones o días de licencia. Resulta también necesario aconsejar a los miembros del equipo que eviten ponerse en contacto con compañeros que se encuentran de vacaciones. Así como, brindar claridad sobre la dinámica de trabajar asíncronamente, pero no permanentemente.
Actualmente, para garantizar la desconexión digital, existen software de gestión que cuentan con sistemas dedicados que avisan al trabajador cuando ha cumplido con su horario laboral o cuando se está excediendo, recomendándole desconectar y no contestar comunicaciones de trabajo hasta su próxima conexión.
Organizar eventos presenciales
Ahora que poco a poco le estamos diciendo adiós al confinamiento y las distancias físicas, es momento de retomar las interacción de forma presencial.
En lugar de salas de chat o videoconferencias de equipo, es momento de organizar una tarde de teambuilding para toda la empresa o, periódicamente, destinar un día para una actividad extracurricular, a la que los colaboradores deslocalizados puedan asistir para conectar con el equipo.
Fortalecer el ambiente laboral y los valores de empresa a través de dinámicas de teambuilding refuerza la confianza y el compromiso de los equipos permitiendo llevar a cabo con tranquilidad un trabajo asíncrono y por objetivos.
Conclusiónes:
Como puedes ver, aprovechar la flexibilidad temporal del teletrabajo tiene que ver con aprender a gestionar tu tiempo eficazmente y a impactar eficazmente en la productividad de tu equipo.
Tiene mucho que ver con ser capaz de utilizar las herramientas digitales. Por ello, desarrollar la destreza digital de nuestros equipos tiene que ser uno de los principales objetivos de nuestro plan de formación. De lo contrario, jamás seremos capaces de implantar con éxito el teletrabajo.
