Cómo organizar a tus trabajadores en Navidad
Algunas empresas se obsesionan con mantener sus procesos productivos durante este periodo e infravaloran la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción. La clave del éxito reside en dar con fórmulas que aporten equilibrio entre continuidad del servicio y la percepción de los trabajadores.
Por ley, las empresas deben ponerse de acuerdo con sus trabajadores a la hora de establecer las vacaciones y, si quiere hacer un cambio en las condiciones, ha de avisarse con antelación.
1. Para empezar, políticas claras…
Si no queremos malentendidos, el punto de partida debe ser una estrategia en la que se detalle perfectamente el procedimiento a seguir para solicitar unos días de vacaciones de Navidad.
Adaptándote a las circunstancias de tus empleados
El trámite debe ser sencillo y los resultados han de ser justos para todos. Para ello, la empresa ha de ofrecer cierta flexibilidad y capacidad de adaptación a las necesidades de los empleados.
Pero está claro que todo ello reclama lo que podríamos denominar una fase 0, que es la relacionada con la información. Hay que tomar decisiones basadas en un conocimiento profundo de las características y circunstancias de nuestros empleados y la situación en la que se van a encontrar los procesos productivos.
Las soluciones de gestión de la información laboral y de los procesos de producción juegan un papel importante en un buen diseño del calendario vacacional.
Diseñando reglas de reparto de tareas
A partir de ahí, puedes empezar fijando algunos datos que orientarán el diseño de reglas de reparto de los días de vacaciones de Navidad como:
- Los días en los que se producen picos de trabajo.
- Cuándo descienden los niveles de actividad.
- Qué posiciones no pueden quedar nunca al descubierto.
- Si existe prioridad de jerarquía o de antigüedad.
- Qué trabajadores corren más riesgo de sobrecarga laboral.
2. Comienza a distribuir días
Aunque muchos trabajadores no toman la iniciativa por temor a dar una mala impresión, la mayoría prefiere conocer cuanto antes sus vacaciones. Para encontrar el mejor reparto de días libres, lo mejor es empezar a hablarlo cuanto antes y buscar el equilibrio entre las necesidades de todo el equipo.
Reasignando tareas
Puedes empezar por reasignar las tareas y buscar el equilibrio. Es decir, uno de los problemas es que, cuando se van varias personas, el resto del equipo estará cargado de tareas. Para que esto no suceda, habrá que tener una planificación previa.
Teniendo en cuenta las opiniones de tu equipo
En todo caso, puede que no tengas que asumir el papel de la decisión totalmente. Es decir, puede ser una decisión colectiva. Enfatiza en la idea de que quieres que todo el mundo disfrute de sus vacaciones de Navidad, pero que los proyectos deben de salir adelante.
Igualmente, no todo el mundo prefiere las vacaciones de Navidad. Si conoces las necesidades, habrá quien prefiera disfrutar más en verano, o quien únicamente precisa un día para ir a la montaña en Navidad…
No descartes el sistema de turnos
Otra alternativa es implantar un sistema de turnos. Es decir, que este año elijan sus vacaciones de Navidad determinados empleados y al siguiente el resto.
3. Los días pendientes de vacaciones de tus empleados
En muchas ocasiones nos surge la duda de cómo debemos contar los días pendientes de vacaciones que les quedan a los empleados. ¿Se tienen que descontar los festivos? ¿Y los fines de semana? Veamos los puntos principales.
- El cómputo es diferente en función de si se tienen días de vacaciones naturales o laborables. Si son laborables, únicamente computarán los días de trabajo, sin tener en cuenta los festivos o los fines de semana.
- En caso de ser naturales, en ellos se cuentan tanto los días festivos como los laborables. Es decir, si el trabajador coge vacaciones un viernes, estaría consumiendo en realidad tres días de vacaciones (viernes, sábado y domingo) y no uno, ya que el fin de semana también computa.
- La única excepción es que el trabajador firme sus vacaciones desde un lunes. En este caso, no se contaría el fin de semana precedente, ya que el sábado y domingo son días de descanso ganados por el trabajador a lo largo de la semana.
- Igualmente, conviene recordar los días que les quedan de vacaciones a los trabajadores. Salvo que el convenio o la empresa dispongan otra cosa, las vacaciones caducan en el año natural. Es decir, los días que el trabajador no haya disfrutado hasta el 31 de diciembre los perdería, salvo que no pueda disfrutarlos por incapacidad, maternidad, etc.
Tecnología: herramientas de organización en las que puedes apoyarse
Tener en cuenta todas las variables sin cometer errores y teniendo el control de toda la plantilla puede ser difícil, sobre todo en tiempos de teletrabajo como el que vivimos. Recordemos que, a principios de año, tan solo un 5% de compañías ofrecían esta opción, frente al 40% que lo hacen a día de hoy.
Emplea soluciones de gestión de recursos humanos
Utilizar un sistema de gestión de recursos humanos de última generación puede ayudarnos a simplificar la planificación y gestión de las vacaciones y ausencias, sin destinar más tiempo y recursos de los deseados.
Adopta sistemas de control horario adecuados
Tener claro quién está de vacaciones de Navidad y quién trabaja y en qué momentos lo hace no solamente es una necesidad, sino una obligación legal, desde la implantación del control horario obligatorio.
Otras soluciones tecnológicas para empresas con equipos de número reducido
Si tu equipo no es muy grande o no quieres instalar ningún software laboral, puedes aprovechar las ventajas de los calendarios de Google, implicando a todo el equipo, incluyendo proveedores, directivos, etc. Todos ellos deben ser capaces de ver los días de vacaciones de Navidad de los demás, para poder organizarse.
Conclusiónes:
Como ves, planificar con antelación las vacaciones navideñas en la empresa resulta fundamental para reducir interrupciones, lo que beneficia tanto a tus empleados como a la organización.
