La comunicación interna, cuando está planificada y bien ejecutada, es una importante herramienta de información y motivación para todos en la empresa. Elaborar un plan de comunicación interna no es sencillo, pero hará la diferencia en el desarrollo del negocio y de las personas.
A continuación, descubre qué es y cómo diseñar un plan de comunicación interna para tu empresa.
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna, también llamada comunicación organizacional o corporativa, ayuda a configurar los procesos al interior de las empresas y a optimizar y dirigir los mensajes de las organizaciones con sus públicos.
En cualquier organización, los equipos dependen de mensajes claros y una comunicación direccionada para cumplir con los objetivos trazados.
Con un plan de comunicación interna puedes ganar eficiencia y calidad en los resultados. De hecho, las empresas con una comunicación interna muy eficiente tienen un 47% más de rentabilidad.
Además, la comunicación interna posee carácter social, porque vincula personas con diferentes roles dentro y fuera de la empresa. Al mismo tiempo, el aspecto técnico de la comunicación organizacional gestiona el flujo de información dentro de la organización, así como entre ésta y su entorno.
Para qué sirve la comunicación interna
Existen funciones propias de cada disciplina que no resultan intercambiables. La comunicación interna sirve fundamentalmente para lograr la alineación de las diferentes áreas de una empresa.
Independientemente de si se trata de una PyME o de una corporación con presencia en varios países, lo cierto es que para sobrevivir en el competitivo mundo empresarial, los diferentes departamentos dentro de una compañía deben compartir el mismo “norte”.
Es justamente en este sentido en el cual la comunicación interna para empresas se convierte en una herramienta indispensable para la gestión de RRHH. Es vital para amalgamar equipos, tanto colegas como superiores, así como para recolectar información del estado general de la organización e implementar políticas amigables con el capital humano.
Pero sin lugar a dudas, la principal función de la comunicación interna es la de resolver inconvenientes de todo tipo. Horarios de ingreso y egreso, fichajes, cambios en las nóminas, incorporaciones, proceso de onboarding, uso de espacios comunes, normas de seguridad e higiene, etc.
Literalmente todo lo que sucede dentro del espacio de la empresa, ya sea físico o virtual, está atravesado por la comunicación interna.
Objetivos de la comunicación interna
- A través de la comunicación interna puedes alcanzar un ambiente laboral eficiente y relaciones sanas entre colaboradores de la empresa. Aquí tienes las metas más comunes de la comunicación interna:
- Emitir información valiosa de la empresa: este es el objetivo principal, ya que al difundir constantemente información sobre la organización generas beneficios para los colaboradores, para los procesos, la empresa y tus clientes.
- Contar con diversos canales de comunicación: hay que entender el perfil de tus colaboradores para saber cuáles son los canales de comunicación que puedes usar. Uno de los propósitos de la comunicación interna es precisamente afinar estos canales y abrir otros para tener una mejor interacción con los trabajadores.
- Optimizar información entre áreas: mediante la comunicación interna puedes optimizar y fortalecer el flujo de información entre los diferentes departamentos, áreas, equipos, sucursales, etc.; de tal forma que todos estén en sintonía y alineados hacia los objetivos de negocio.
- Mejorar las relaciones entre colaboradores: cuanto mejor sea el ambiente laboral y las interacciones entre compañeros, mayor será el nivel de productividad y de engagement con la organización.
- Retener el talento valioso: cada vez es más difícil retener a las personas que son valiosas para una organización. Cuando generas estrategias de comunicación interna contribuyes a crear lazos de fidelidad y si el colaborador está a gusto se lo pensará dos o tres veces antes de tomar la decisión de cambiar de trabajo.
- Contribuir con la capacitación de los trabajadores: las técnicas y canales de comunicación interna pueden ser explotados para educar y capacitar a los colaboradores, no solamente en lo que tiene que ver con su puesto o área laboral, sino en otros aspectos de la vida.
- Mejorar la calidad de vida de tus colaboradores: si tu comunicación interna es proactiva, es decir, no solamente informativa, sino que genera acciones en favor de los trabajadores estarás fomentando una mejor calidad de vida en las personas que forman tu organización.
- Promover el conocimiento para generar identidad de marca: cuando generas contenidos específicos para circulación interna estarás promoviendo una identidad de marca entre tus colaboradores.
- Integrar a los trabajadores: podrás incorporar más fácilmente a los empleados nuevos e involucrarlos con los valores corporativos, sus propósitos y las acciones que lleva a cabo la compañía.
- Participación de los trabajadores en las actividades de la empresa: otro de los objetivos de la comunicación interna es que los colaboradores concurran en las actividades de la compañía (eso abarca aquellas que están relacionadas con la operación, así como las acciones de participación social o las dinámicas específicas de compañerismo y ambiente laboral sano).
Los pasos de un buen plan de comunicación interna
Detallamos a continuación algunas de las fases del desarrollo de un plan de comunicación interna efectiva:
Paso 1. Evalúa tu situación actual: Antes de poder desarrollar las estrategias de comunicación, sería aconsejable hacer una evaluación del estado actual de las acciones comunicativas en ese momento, además de plantear a dónde se quiere dirigir la organización. Muchas veces, la necesidad de desarrollar el plan de comunicación interna surge de no estar alcanzando los objetivos en un momento dado. Habría que tener en cuenta, por tanto, cómo los empleados se relacionan entre sí en el presente y determinar cuál es la interacción deseada.
En otra palabras, habría que poner en marcha una auditoría y, para ello, se puede contratar a un consultor externo que dé una visión imparcial y fresca de lo que funciona y de lo que no funciona.
También se puede plantear hacer una encuesta a los empleados para determinar cómo se sienten acerca del flujo comunicativo actual. El cuestionario debería responderse anónimamente para que los empleados se sintieran cómodos hablando de las que ellos creen que son las deficiencias actuales. También se podrían realizar entrevistas de grupo con el mismo fin.
Asegúrate de documentar la situación presente en lo que a comunicación se refiere y cualquier problema que se perciba, ya que eso te permitirá comparar resultados.
Paso 2. Determina los objetivos de su empresa: ¿Dónde te gustaría que estuviera tu negocio el próximo año? ¿Cómo planeas llegar allí? Conocer las respuestas a esas preguntas puede ayudarte a desarrollar un plan de comunicación corporativa eficaz. Una vez que tienes algunos objetivos definidos, será posible desarrollar tu estrategia y distribuirla en objetivos de equipo.
Paso 3. Establece cómo se alcanzarán los objetivos: Con los objetivos de empresa fijados por equipo, será el momento de determinar cómo cada uno de esos equipos cumplirá dichos objetivos. ¿Cómo contribuirán a su consecución? ¿En qué período de tiempo se prevé que ocurrirá?
Al compartir esta información con tus empleados, deben estar muy claros los pasos necesarios para lograr las metas. Eso puede implicar tener reuniones de equipo una vez por semana, por ejemplo. Habrá que informarles si es así y, si necesitan enviar informes de progreso al acabar cada jornada, habrá que hacérselo saber también.
Si los equipos necesitan mantenerse en contacto entre sí, habrá que establecer cómo se gestionará ese proceso. En algún momento, todos necesitarán reunirse para poder ver cómo cada parte está contribuyendo al todo. Si esto sucede una vez al mes, comunica a todos esa expectativa. También es buena idea informarles en caso de que tengan que crear una presentación para esta reunión.
Comunicar las expectativas a cada equipo y a la compañía en su conjunto garantizará que todos tienen la información necesaria y saben qué se espera de ellos. Igualmente, les permitirá averiguar con quién necesitan hablar y colaborar.
Paso 4. Pon el plan en marcha: Una vez desarrollado el plan de comunicación interna e informados todos los miembros de la empresa, hay que ponerlo en práctica.
Paso 5. Evalúa el plan: Para asegurar que el plan de comunicación funciona, es necesario evaluarlo. Ha de transcurrir suficiente tiempo, y eso estará determinado por sus objetivos específicos. Si se evalúa después de dos semanas y hay suficiente información para hacerlo, adelante. Si se requiere más tiempo, por ejemplo algunos meses, considera esa opción.
En el momento del análisis, ten en cuenta si se cumplió el objetivo específico que se estableció o si se ha superado o ampliado. De la misma manera, hay que confirmar si se alcanzaron los resultados medibles y si realmente son relevantes para los objetivos del negocio.
Aprovecha también para solicitar a tus empleados su feedback y lo que piensan acerca de la nueva estrategia de comunicación. Por ejemplo, si ha sido algo que les resultó fácil de asimilar o si tuvieron problemas con algún paso en el proceso.
Paso 6. Realiza cambios, si es necesario: Tras evaluar el plan de comunicación, hay que determinar si ha tenido éxito o si necesita ajustes. Recuerda, el fin de implementar este plan era conseguir los objetivos de la empresa. Si se ha cumplido, entonces probablemente se han hecho cosas bien. De lo contrario, es posible que haya que realizar algunas modificaciones.
Conclusiones:
Diseñar un plan de comunicación interna es esencial para que tus empleados conozcan su papel dentro del negocio y puedan colaborar en la consecución de los objetivos corporativos. Puede que sea necesario el método ensayo y error hasta dar con el plan que funciona para tu empresa, pero, con el tiempo, acabarás adoptando el más adecuado.
